第一條 為規范人事檔案工作，提高科學管理水平，有效地保護和用人事檔案，使之更好地為學院教學和科研服務，按照《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國保守秘密法》，結合學院實際情況，制定本規定。

      第二條 人事檔案人事部門按照黨的人事政策，在培養、選拔和任用干部等工作中形成記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現、工作業績等內容的文件材料。

      第三條 人事檔案室屬于機要部門，嚴格執行有關檔案接收、管理和借閱制度，認真履行登記、簽字手續，確保人事檔案的安全、保密和完整。人事檔案專人管理，管理人員工作調動時，必須辦理交接手續。

      第四條 嚴格遵守黨和國家保密守則。未經批準，任何人員不得私自將檔案攜帶外出，也不得隨意復印，檔案人員不得私自摘抄和傳播具有內部和保密性質的檔案的內容。人事檔案管理工作人員，不準向無關人員談論、泄露有關檔案的內容。

     第五條 嚴格執行檔案材料銷毀制度，不得擅自轉移、分散和銷毀檔案材料。經清理需要銷毀的材料，必須進行登記，經部門負責人批準后，方可銷毀。

     第六條 干部人事檔案必須存放在鐵質檔案柜內。檔案應由專人負責保管，檔案室、檔案柜鑰匙應由檔案人員負責保管。檔案人員離開檔案室時，應及時將門窗關閉、鎖好。

     第七條 檔案人員應經常檢查檔案的“六防”（防火、防潮、防蛀、防盜、防光、防高溫）情況，發現不安全因素應及時檢修或更換設施，以確保絕對安全。

     第八條 每半年逐人核對一次人事檔案，年終進行全面檢查和核對，發現問題及時解決。 

     第九條 檔案室和檔案柜要保持清潔，嚴禁在檔案室內吸煙、生火爐、用電爐、放置易燃易爆物品、食品等以確保安全。

     第十條 下班前要檢查電源是否切斷，照明燈是否關閉，窗簾是否拉下、門窗是否都關好等。